AUSGEWÄHLTE FALLSTUDIE:

Studierenden
Gesellschaft

Cloudideas half der StudierendenGesellschaft, ihr Tagesgeschäft mit Hilfe von Sales Cloud zu verbessern.

StudierendenGesellschaft

Über Studierenden
Gesellschaft

StudierendenGesellschaft (SG) ist ein gemeinnütziger Verein, der 1995 von den studentischen Absolventen der Universität Witten/Herdecke gegründet wurde und Studenten auf der Grundlage eines Einkommensausgleichs (ISA) finanziell unterstützt.

Derzeit hat die SG mehr als 4000 studentische Mitglieder, die unter ihren finanziellen Programmen registriert sind. Die 10-köpfige Studentenorganisation zahlt jeden Monat fast 300.000 Euro an finanzieller Unterstützung aus und verfügt über ein Gesamtvermögen von rund 33 Millionen Euro.

Herausforderungen

Bevor Salesforce ins Spiel kam, fehlte der Studentendatenbank von SG eine Struktur.SG macht statistische Schätzungen über ihre Einnahmen für die nächsten 10 Jahre, basierend auf den Einkommenserwartungen ihrer studentischen Mitglieder.

Sie verließen sich stark auf Excel, E-Mail und andere manuelle Prozesse, um die riesige Menge an Daten zu berechnen, was oft fehlerhaft, zeitaufwändig und anfällig für finanzielle Verluste war.

Ein SG-Mitarbeiter musste regelmäßig mindestens 3-4 Datenquellen analysieren, um den Rückzahlungsbeitrag eines Studenten im Verhältnis zu seinem Einkommen zu berechnen, was die tägliche Verwaltungsarbeit zu einer wahren Herausforderung machte.

Außerdem wurde es für die SG-Mitarbeiter immer schwieriger, die Informationen über einen frischgebackenen Absolventen aus dem alten Datenbanksystem abzurufen und zu berechnen, wie viel Geld er der Organisation schuldete.

Das SG-Team hatte keine ganzheitliche Sicht auf die Studenteninformationen oder ein konsolidiertes System, um alle Teile zusammenzufügen.

“Salesforce befähigt uns auf technologischer Ebene, unseren Werten gerecht zu werden, da wir keine Zeit mehr für manuelle Verwaltungsarbeiten aufwenden müssen. So können wir uns voll und ganz auf unser Ziel konzentrieren, den Studenten der UW/H kostenlosen Zugang zu Hochschulbildung zu ermöglichen.”
Richard Ulrich, CFO at Studierenden Gesellschaft Witten / Herdecke e.V.

- Richard Ulrich

Geschäftsführer, StudierendenGesellschaft

Wie Cloudideas geholfen hat

Das SG-Team entschied sich für Cloudideas als Technologieberater, nachdem es andere Alternativen als zu teuer und kompliziert verworfen hatte. Cloudideas verstand das Geschäftsmodell von SG und die Komplexität ihrer Prozesse genau.

Sie implementierten Sales Cloud als eine einfache Lösung, die nur einen Browser und Anmeldedaten benötigte, um loszulegen. Im Gegensatz zu anderen Lösungen, die SG evaluierte, gab es bei Salesforce nur eine kleine Lernkurve.

Als Studentenorganisation hat SG eine hohe Mitarbeiterfluktuation, da die meisten Mitarbeiter baldige Absolventen sind. Cloudideas half SG dabei, den Wissenstransfer zwischen zwei Gruppen von Mitarbeitern zu erleichtern - der Gruppe, die die Organisation verließ, und der neuen Gruppe, die später hinzukam.

Cloudideas sorgte auch für eine gründliche Dokumentation aller Projekte bei SG, um eine nahtlose Übergabe zwischen den beiden Mitarbeitergruppen zu gewährleisten.

Hauptergebnisse

SG integrierte den gesamten Prozess von der Anmeldung der Studenten über die Dauer des Studiums bis hin zur Rückzahlung - alles in die Sales Cloud. Kurz nach der Implementierung begannen die Metriken von SG einen Aufwärtstrend bei allen Messwerten zu zeigen:

  • SG hat in den letzten Jahren die Anzahl der studentischen Mitglieder die zur finanziellen Unterstützung kommen verdreifacht.
  • Mit Salesforce sind sie in der Lage, die zusätzliche Arbeitslast zu bewältigen, ohne ihre Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
  • Salesforce hat SG geholfen, die Zeit für die Berechnung eines Rückzahlungsbetrags um mehr als 50 % zu reduzieren.
  • Ihre Mitarbeiter haben nun mehr freie Zeit, um die studentischen Mitglieder auf einer 1:1-Basis zu beraten und zu unterstützen.

Die Berichtsfunktion in der Sales Cloud gehört zu den Favoriten der SG-Teams, weil sie damit die Rückzahlungen abschätzen und wichtige Daten für die Projektion ihres zukünftigen Geschäfts erhalten können.

Im Laufe der Jahre haben die Berichte SG dabei geholfen, ein statistisches Programm zu entwickeln, auf das sie sich stützen können, um ihre finanzielle Lage auf der Grundlage der Rückzahlungshöhe zu projizieren.

Das war noch nicht alles!

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